與Google的邂逅:從Google作組織發展與營造

去年六月開始,我開始嘗試把Google的網路服務整合進服務單位的行政業務,這一年內我得到了不少概念性的應用經驗,也更深入了解Google提供的服務,能為組織帶來的正面效益。

Google的網路應用,除了搜尋引擎外,起初我使用最多的是Gmail,接著是Google文件、Blog和Google Groups(網上論壇)。而讓我醉心,曾經想要透過Wiki(維基)來達到知識共享的夢想,雖然因為工作無法達成,但Wiki的分享特色,就像wikipedia讓我震撼,也深植我心。除此之外,兩年多來,在電子信箱中不斷的接收工作上的行政消息,開始讓我感到厭煩,信件越多,內容更詳細,並沒有增加成員對事情的重視,過多的訊息,收而不看,看了不作,都讓E-mail的傳達成為效率不高的通知工具,最好的效益只在讓發信者「心安」。

但去年Google site的發表,卻讓人為之改觀,結合網站和Wiki,還有Google網路服務的特色,讓知識共享和協同工作變的很簡單!所以從那時候,我決定要利用Google替科內做好經驗累積、知識共享、文件儲存的工作,所以那時候我寫了「整合性的Google與組織發展」一文,一年後回頭看看,的確已經做出了些成績。

首先,Google Calendar已經成為單位內的行事曆彙整處。在推行上是最容易的,主要是因為要改變的人最少,只要負責科內活動的人(約2人)會使用即可,至於利用Google Calendar應用在個人生活上,譬如:共享行事曆,與自己私人或其他公事行事曆共存混編,並提供免費的手機簡訊提醒功能,是很大的強項,但依據每個人的需要性和對它的了解度,就會有很大的差異。

Google文件的使用,大致上跟Google calendar一樣,一位牽涉人數少,所以沒有太大的困難。線上可共同編輯,協同工作,便可結合在Google Site中發表,是其最重要的核心價值,而其中的Form(表單)使用,也非常令人驚豔:可以迅速完成網路線上調查和統計,非常適用於問卷調查,或是活動或訂單統計。

Google網路論壇(google groups),是以E-mail的Google account為架構的網上論壇。跟目前流行且功能強大的phpBB論壇來說,雖然功能陽春,但是卻有不同的性質。因為它以E-mail為基礎,所以用戶可以不用瀏覽器,而留在電子郵件的層次,透過收發E-mail的方式來得到新消息或張貼文章。這樣的設計,至少讓我們在公佈消息時,不需要選擇一大堆E-mail addresses,而擔心E-mail外漏造成垃圾信和廣告信件的困擾,但之前希望能透過此當作討論平台的機會,卻完全失敗了。

最後,藉由Google Site來成立科內網站大概是花費最多心力的地方。從無到有,內容稀少到豐富,在這過程我開始利用Google Site結合Google Doc, Google calendar、Youtube和Picasa等功能,雖然不能做出美麗炫目的網頁,但樸實素面的內容,再加上不斷的嘗試,似乎對於結合這些功能已經如數家珍,譬如:利用Google Doc中的Spreadsheet(類似Excel)公佈代診人力規劃,利用其document(類似word)公佈近期門診表,或是利用form(表單)作問券調查統計等功能,已經再熟悉不過了。

這樣的整合工作,面臨如何傳達「知識經驗共享」並「習慣」的改變。現在電話這麼方便,公務電話之間又不需付費,打電話問經驗,比起把自身的經驗作分享,或閱讀前人的經驗,看起來似乎更為方便,但問題就出現在這樣的過程,並沒有「累積」的效果,謹此於通電話的雙方而已,更現實的狀況是,大部分人是這裡的過客,有沒有累積下給後人的知識與經驗,其實真的跟自己的專業能力養成沒有直接關係。再者,要養成使用新介面,改變舊習慣,更是一大挑戰,而非正式行政系統下的實驗,也缺乏一定的強制力和說服力,不過,自己下定的決心,再加上熱心同事的協助,果然還是做出了些成績。

上個月末,我把大部分的工作交給了同事,我想:應該是放手的時候了。一年努力中,我已經獲得不少經驗,對於Google的整合服務,能夠為組織經營效益帶來的好處,也有所體會,很多同事大概也被我叨擾了一年。不過,我們的單位畢竟不是一般的公司組織,也不是有共同使命的NGO,最大的重點是如何在有限的訓練期間,養成足夠的專業能力,因此回頭看這一年,其實這樣的成績也應該滿意囉!交手給其他人,代表我也應該放手讓它發展,雖然看到仍可以做更好的部份,但是自己畢竟不可能永遠盯著這些業務,而自己的熱心,或許也會變成他人的壓力,適時收手是最聰明的作法。

Google整合性的免費服務,其實也很適合作公益或非政府組織的經營利用,我很期待自己有一天可以把這些經驗都應用上,或許還可以協助老婆從事國際志工訓練的業務呢!去年底,Google曾舉辦google 達人的活動,那時看到還頗心癢,雖然自己不是理工背景出生,但自覺把這些Google的應用的還算淋漓盡致,或許未來還有機會參加,也期待未來有更多的機會,分享這樣的工作組織經營理念,或進一步的執行運作。最後謝謝所有同事、朋友過去一年的協助, 希望他們也有感受到如我所述的Google魅力,也曾為他們帶來過些改變。