整合性的Google與組織發展

Google Site

Google在台灣大家必然不陌生,從簡潔的Google Web首頁,到幾年前為免費的網路電子郵件信箱投下震撼彈的Gmail,而現在從Web網路平台到個人桌面化服務,甚至是即將要推出的Android手 機,到處都有google的蹤影,在網路世界裡,google已經從點的服務,延展到線的整合,甚至已經把許多的服務整合成面的服務。

Google早已不是「搜尋」引擎而已,Google也提供新聞社群、網上論壇(Google Group)和部落格(Blogger)的服務,而近來的Google文件(Google doc)、Google筆記(Google Notebook)、Google訂閱(Google Reader)、Google日曆(Google Calendar)、網路相簿(Picasa)、Google site,網路社群Orkut、Google Talks、到提供地圖圖資的Google Map和google earth,內容可以說是包山包海,無奇不有。而Google的精華所在,並不僅是服務內容的多樣化,服務間的整合才是精華所在,譬如Google已經推 出google應用服務,可以整合Google內的多項功能,提供團體或是公司內有效的快速整合,讓每位成員,都可以大方使用許多Google服務,並且 結合在原有的團體或公司內網路中,譬如長庚大學資策會就結合google服務,提供學生Gmail信箱、長庚大學日曆,Google Doc和試算表,讓所有學生的Email address是由學校給的,但操作介面卻結合在Gmail裡,也讓使用者輕鬆擁有校方活動和組織自己和朋友的行事曆和共同編輯與分享所有文件。

工具在那邊,那跟我們的生活有什麼關係呢?住院醫師做了兩年,已經快要進入第三個年頭,平常科內有許多大大小小的活動,有許 多重要文件,科內或院方的政令宣達、討論;院外也有演講或進修課程,這些繁雜如星的資訊,平時都是由行政總醫師,透過Email來傳達零零總總的消息。但 這樣有什麼缺點呢?一來Email是單點對多點,單方向(one-way)的送達,為了及早提醒大家,許多活動都會提前通知;重要公告和文件,在收到信件 後,可因為一時用不上,就掩埋在雲深不知處的信件中,需要時,又得花許多時間電子郵件中尋礦挖寶;科內許多的重複性活動,譬如忘年會、迎新送舊、總醫師交 接,通常都是口頭經驗傳承,不見重要文件和歷史的累積,這對一個單位來說,實在太可惜了!況且在電腦網路這麼發達的台灣,何不用更有效率的方式來作文件保 存、經驗傳承、行事曆(活動)通知,網路討論和科內外同仁的人脈網絡整合呢?現在,你只要有一個Google Account就能搞定這一切,協同工作也不成問題。

讓我們簡單描繪一下未來的想像圖:

 

日曆利用Google日曆(Google Calendar) ),每個人都可以確切掌握院內、院外的活動,進入「你的」Google account,只要訂閱台大家醫科內活動,就可以看到已經公佈行程的所有活動,這包括時間、地點、活動內容等等。

 

Google 文件利用Google文件(Google doc ),便可以把重要的文件,包含Microsoft Office的Word、Excel、Powerpoint或公開原始碼的odt檔案,作有效的分門別類的整理,也可以把這些文件公開分享給群組內(科內 或甚至是以前的學長姐),可以直接編修、存檔和更改都沒問題。目前,我們把門診總醫師寄出來的重要文件,做了分門別類的整理,甚至也開放有google account的人使用。一但被邀請,只要你進入Goggle doc,你就可以看見目前已經整理起來的文件。 

網上論壇利用Google網路論壇(Google Group) ,行政總醫師只要張貼新的一篇文章,論壇內的所有成員都收的到消息,成員(member)只要針對其中的議題,回信到群組,每個人也都可以收的到,再也不 用選擇副本寄送,選擇一大堆email address,但又擔心漏了誰,且又助益有效率的網上討論,就算是要搜尋過去的討論主題,透過Google大神的強大搜尋,更不怕找不到。

Orkut利用Google Orkut 的網路社群,又可以串起所有家醫科之友的聯絡網絡,使用者又可主動的更新聯絡資料,不擔心失聯找不到人,這可以列為以後整理科內畢業學長姐或是科內友人的行動之一。

 

BloggerPicasaYouTube利用Google的bloggerPicasa網路相簿Youtube 的線上Video分享,未來想要創立屬於科內的部落格,科內旅遊或晚會的相片、影片紀錄都可以搞定。

  

筆記本Picasa當然,還有更多的Google服務應用,譬如Google閱讀器 (Google reader)、Google筆記本 (Google Notebook)等等的服務,都可以讓你的生活、專業上都可以過的更輕鬆和自在。

 

剛剛說過,Google厲害的地方就是整合服務,利用最新開放的Google Site,把上述的服務,全面整合到一個頁面,可以當作一個組織的入口網頁,讓你打開首頁,就可以看到完整的行事曆,重要的行政事項宣告,還可以把重要的 文件、公告都整理於此,也可以結合Picasa網路相簿和Yutube的影片,馬上可以看到組織內最新活動的留影,甚至組織內相關的重要Project執 行進度或狀況,都可以整合在這個Google Site中。說實話,這個Google site其實就是Wiki的Google改良版,不但可以追蹤到使用者對於頁面所做的修改與改變,修改的方式也很直覺簡單,不需要會編寫Html的能力, 就能完成網頁的建立。加上強悍的google所有服務後,也可以做出很有個性、風格的網站,並保有協同工作和分享的特色。 所以,我認為一個組織,如果利 用google site來建立共用的入口網頁,並當作協同工作的Wiki使用,絕對是極有幫助的!